Digitales Büro: Mit E-Rechnung & Co. Zeit sparen und die Umwelt schützen

Der Begriff „Papierloses Büro“ ist eigentlich selbsterklärend: Wenn möglichst viele Arbeitsabläufe digital stattfinden, ist das Drucken von Papierversionen überflüssig. Digitalisierte Prozesse bringen nicht nur Effizienz und Ordnung ins Büro, sondern schonen auch Ressourcen und sind somit eine nachhaltigere Variante.

Raus mit dem Papierchaos!

Unterlagen im Büro zu organisieren und archivieren ist mühsam und zeitaufwendig – und die Aufbewahrung in Ordnern nimmt unglaublich viel Platz ein. Bestimmte Dokumente – sowie Rechnungen – müssen mehrere Jahre lang aufbewahrt werden und belegen ganze Lagerräume. Unterlagen im Archiv zu finden ist dementsprechend kompliziert. Eine digitale Speicherung minimiert Aufwände und Lagerplatz – und durch Suchfunktionen sind die benötigten Unterlagen leicht und schnell auffindbar.

Die Umstellung auf digitale Prozesse und ein papierloses Büro benötigt auch Zeit und Vorarbeit, aber es ist es wert. Dieser Aufwand hat sich schnell amortisiert: Denn am Ende wird der Büroaufwand durch effektive Abläufe auf ein Minimum reduziert und sämtliche Daten sind zentral abgelegt und somit zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. 

Moderne Tools für mehr Zeit, Konnektivität und Umwelt

Egal, ob es um Rechnungswesen, Kommunikation oder Projektverwaltung geht: Im digitalen Zeitalter ist eine aufwendige Papierwirtschaft schon lange nicht mehr notwendig oder zeitgemäß. Mittlerweile gibt es unzählige Tools, die bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse unterstützen. Diese Tools bringen nicht nur Vorteile wie effizienteres Zeitmanagement, einfachere Arbeitsabläufe und Platzersparnis, sondern ermöglichen auch kooperative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und den Teams, da der Zugriff allen gewährleistet ist, auch z.B. aus dem Homeoffice. Gerade in diesen mobilen Zeiten, wo die Fernarbeit zur Normalität geworden ist, sind moderne Arbeitsweisen in Unternehmen noch wichtiger geworden, denn diese garantieren eine schnelle, einfache und vor allem ortsunabhängige Kommunikation und Durchführung von Projekten. Zusätzlich werden Ressourcen geschont, welches sowohl die Umwelt als auch Kosten für das Unternehmen spart.

Ein wichtiger Punkt bei der Umsetzung ist natürlich, dass auch die digitale Sicherheit gewährleistet ist – mit u.a. zertifizierten Sicherheitsprogrammen sowie verschlüsselten Verbindungen zum Unternehmensnetzwerk.

Digitale Rechnungslösungen von Sonepar: die E-Rechnung und ZUGFeRD

Papierlose Prozesse funktionieren nicht nur für den internen Informationsfluss, sondern viele Unternehmen benutzen digitale Varianten auch für die externen Abläufe. Das Versenden von digitalen Rechnungen hat in den letzten Jahren zugenommen und hat in einigen Bereichen die Rechnung in Papierform komplett ersetzt – welches die Arbeitsprozesse sowohl beim Absender als auch beim Empfänger erheblich erleichtert. Die E-Rechnung ist auch rechtlich eine „saubere“ Lösung. Auch Sonepar bietet zahlreiche E-Business-Lösungen an, um sowohl den eigenen als auch den Arbeitsaufwand von Kunden zu minimieren.

Kunden von Sonepar können z.B. schon seit fast 10 Jahren die Option E-Invoice für ihre Fakturierung auswählen. Der Empfänger sucht sich die bequemste Sendeform aus: die E-Rechnung kann z.B. als E-Mailanhang, per Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDI) direkt in das Warenwirtschaftssystem übermittelt werden.

Der einfache und sichere Versand von elektronischen Rechnungen wird mit der Software ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) durchgeführt. Die Vorteile einer gemeinsamen und geprüften Rechnungs-Software sind u.a., dass die Rechnungsdaten standardisiert werden können, sie entsprechen allen rechtlichen Anforderungen und werden gesetzeskonform archiviert.

Sonepar HERO: für mehr Ordnung und Übersicht

Neben der elektronischen Rechnungsverwaltung können Kunden von Sonepar auch die Handwerkersoftware HERO benutzen, um Projekte, Kunden und Mitarbeiter digital und zentral zu verwalten. Diese cloudbasierte Software ersetzt viele klassische Büroaufgaben und beinhaltet ganzheitliche Projektdokumentationen für mehr Ordnung – u.a. Projektmappen mit Angeboten und Aufträgen, mobile Zeiterfassung, interne und externe Kommunikation sowie komplette Projektplanungsunterlagen wie z.B. welche Mitarbeiter und Werkzeuge im Einsatz sind, wichtige To-dos sowie Informationen zum Zeitmanagement. So werden Projekte und Abläufe übersichtlicher und können durch die Dokumentation weiter optimiert werden.